Transformationsziel #4 Wissensmanagement

Wissen ist da – und trotzdem fehlt es genau dort, wo es gebraucht wird: in Projekten, Meetings, Entscheidungen. Die interne Recherche nach Information wird selten einberechnet, verkürzt aber Bearbeitungszeiträume, lässt Deadlines bedrohlich werden, erzeugt Stress und ein Ergebnis, dass immer hinter seinen Möglichkeiten zurückbleibt.

Statt ein gemeinsames Fundament für Entscheidungen, Innovation und Geschwindigkeit zu sein, liegt Unternehmenswissen meist verteilt über Köpfe, Tools, Standorte und Ordnerstrukturen überall verstreut herum. Die Folge: langes Gesuche nach Informationen, fehlende Expertise in Projekten und doppelte Arbeit, weil die eine Hand nicht weiß, woran die anderen arbeitet. So wird Wissen nicht voll ausgeschöpft, sondern bremst sogar die Arbeit und verlängert Prozesse.

Kommunikation ist der Schlüssel zu einem funktionierenden Wissensmanagement. Sie sorgt dafür, dass Wissen nicht stockt, sondern fließt: abteilungsübergreifend, durch sämtliche Hierarchieebenen, und über alle Rollen hinweg. Offen, sichtbar, anschlussfähig. Doch bevor Wissen fließen kann, müssen vier typische Barrieren beseitigt werden:

1. Wissen ist vorhanden – aber es gibt keinen zentralen Ort

Problem: Oft gibt es kein klares Zuhause für Informationen. Dokumente liegen in privaten Laufwerken, Projektwissen steckt in Einzelpersonen, wichtige Entscheidungen verschwinden in E-Mails oder Meetings ohne Protokoll. Gerade in Unternehmen wie Start-ups, die in kurzer Zeit stark anwachsen, folgt die Dokumentation kaum dem rasanten Wachstum. Es fehlt eine durchdachte, skalierbare Struktur vorhandener Information, die schnell und intuitiv gefunden und genutzt werden kann.

Was hilft:

Handlungsempfehlungen:

·      Etablierung einer gemeinsamen Wissensplattform (z. B. Confluence, Notion, SharePoint)

·      Einführung einheitlicher Namenslogiken, Verantwortlichkeiten & Ordnerstrukturen

·      Klare Standards: „Was gehört wohin?“ und „Was muss wann dokumentiert werden?“

Coaching-Impulse für Führungskräfte:

„Heimatloses Wissen ist wertlos“ – Jede Projektleiterin, jeder Fachverantwortliche legt einen zentralen Ablageort für alle relevanten Informationen fest. Alle am Projekt Mitarbeitenden sind verpflichtet, wichtiges, weiterverwertbares Know-How hier abzulegen.

Monatlicher Check-in: Welche Informationen konnte nicht gespeichert werden, und warum? Wie kann das nachgeholt werden?

Quick Hack für Teams:

60-Minuten-Wissenssprint pro Monat: Einzelne Teams oder Teammitglieder stellen relevantes Wissen vor und teilen es mit Gruppen, die davon fachlich profitieren könnten.

2. Wissen ist vorhanden – aber es gibt zu viele Orte und Tools

Problem: Wissensinseln entstehen, wenn jede Abteilung eigene Tools nutzt, Informationen per Slack, Teams, E-Mail, Wiki oder auf dem Miro sammelt – und niemand mehr weiß, wo was festgehalten wurde. Die Suchzeit steigt enorm, wird aber häufig bei der Projektplanung nicht eingeplant, was mit Blick auf enge Deadlines häufig zu Frust führt.

Was hilft:

Handlungsempfehlungen:

·      14 Kommunikationskanäle? Heißt 14 potenzielle Wissensorte. Und gleichzeitig 14 Bermudadreicke. Mein Tipp: Tool-Landschaft konsolidieren (weniger ist mehr)

·      Ein zentraler Anlaufort für alle Informationen, die sogenannte „Single Source of Truth“ (SSOT) definieren. Hier liegt jedes zentrale Thema, hier wird jeder fündig

·      Sauberes On- und Offboarding: Neuankömmlingen und Menschen, die das Unternehmen verlassen, sollten einen Ort und genug Zeit bekommen, vorhandenes Wissen zu nutzen und zu teilen

·      Ongoing Onboarding: So weiß auch Mitarbeiter mit langer Betriebszugehörigkeit, wie sich das Unternehmen weiterentwickelt hat und wo es heute steht

Coaching-Impulse für Teams:

Im wöchentlichen All-hands anderen Teams mitteilen, woran gearbeitet wird  wer weiß, was gerade läuft, kann Input geben, wo bereits ähnliches Wissen existiert

Einführung einer gemeinsamen „Wissenslandkarte“: Wo steht was, warum, und wer pflegt es?

Und: Ablage machen. Klingt doof und alt, ist aber bewährt und sinnvoll. Die Ablage kann eine sauberer Ordnerstruktur auf dem Server sein oder ein hochkomplexes digitales Tool mit zahlreichen zusätzlichen Features für leichteres Auffinden und schnellere Wissensextraktion.

Wichtig ist nur: Alle müssen immer drankommen, so dass Projekte nicht mehr hängen, weil eine Person in Urlaub oder krank geworden ist.

3. Wissen wird unwissentlich nicht geteilt

(z. B. durch Urlaub, Krankheit oder Kündigung)

Problem:Wichtige Infos verschwinden, weil niemand mitbekommt, dass sie fehlen. Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen oder temporär ausfallen, reißt das unsichtbare Lücken in Projekte und Prozesse.

Was hilft:

Handlungsempfehlungen:

·      Übergabeprozesse verbindlich regeln (nicht nur für Kündigungen, sondern auch für Urlaube)

·      Wissensübergabe nicht als Dateiübergabe verstehen, sondern als kollegialen Dialog

·      Onboarding-Material nicht nur für neue, sondern auch für zurückkehrende Teammitglieder pflegen und überhaupt für jeden, der seinen Wissenstand nach Jahren im Unternehmen mal wieder auf das jüngste Niveau bringen möchte

Coachingimpuls für Führungskräfte:

·      „Was passiert, wenn du morgen ausfällst?“ – Regelmäßiger Reflexionsimpuls in Teamrunden

·      Tandemrollen schaffen: Jede:r ist für einen Wissensbereich mitverantwortlich

·      Quick Hack:

·      Checkliste für Übergaben: „Was nur ich weiß“ – regelmäßig aktualisieren & hinterlegen

4. Wissen wird wissentlich nicht geteilt

(z. B. aus Angst, sich ersetzbar zu machen)

Problem:Einzelne halten Wissen zurück, weil sie glauben, dadurch unersetzlich zu bleiben. Was auf den ersten Blick nach Engagement aussieht, schadet dem gesamten Unternehmen: Vermeintliche Expert:innen blockieren Fortschritt, Vertrauen und Teamarbeit.

Was hilft:

Handlungsempfehlungen:

·      Starke Feedback- und Anerkennungskultur aufbauen, die Teilen belohnt

·      Wissensweitergabe als Leadership-Qualität etablieren

·      Einzelwissen entpersonalisieren, indem man es standardisiert, dokumentiert, trainiert

Coachingimpuls für Führungskräfte:

Wissen ist kein Machtmittel, sondern ein Multiplikator.Wer sein Wissen teilt, vergrößert nicht den Wettbewerb – sondern den gemeinsamen Erfolg. Mitarbeitende im 1:1 offen fragen: „Was hält dich davon ab, dein Wissen zu teilen? Was brauchst du, um dich sicher zu fühlen?“

Quick Hack:

„Wissen teilen“ als Zielvereinbarung im Mitarbeitergespräch aufnehmen – z. B. durch eine definierte Anzahl an How-to-Beiträgen oder Coachings für andere

Fazit zu Wissensmanagement:

Wissensmanagement gelingt nicht durch neue Tools, sondern durch veränderte Gewohnheiten. Wenn wir Wissen bündeln und zugänglich machen, stärken wir nicht nur die Zusammenarbeit, Eigenverantwortung und Zukunftsfähigkeit. Wir kreieren eine echte Schwarmintelligenz im Unternehmen, die aus jeder Perspektive, aus jeder Abteilung und jeder Ebene das gleiche Ziel vor Augen hat.

Tool-Empfehlungen für praktisches Wissensmanagement

• eduBITES AI-gesteuerte „Knowledge Sprints“, um Expertenwissen schnell zu transformieren und als kurze Lerntools bereitzustellen. Ideal für strukturierte Wissensaufnahme und abteilungsübergreifendes Teilen.

• Bloomfire Plattform mit KI-Suche, Dokument‑ und Multimedia-Indexierung, Q&A‑Communities – unterstützt dabei, Wissen systematisch zu entdecken und aufzubereiten .

• Document360 Web-basiertes Knowledge Base-System mit KI‑Suche, FAQ‑Chatbot, erweiterter Analyse und Videointegration – bewährt in Großunternehmen.